- Операције за координацију
- Обезбеђивање функционалности
- Одржавање опреме
- Опрема за чарапе
- Одржавање објекта
Административни менаџери су често лепак који држи канцеларију заједно. Познате и као менаџер канцеларије, пословни менаџер или директор пословања, ове особе могу управљати одређеним одељењем у великој компанији или надгледати канцеларијске послове читаве организације у мањем предузећу. Зависно од организације, та особа може имати диплому средње школе или диплому из предмета као што су управљање пословањем или објектима. Без обзира на величину организације, административни руководиоци често жонглирају списком активности за прање веша како би осигурали да компанија несметано ради.
Операције за координацију
Координирање административних послова компаније како би се осигурало несметано одвијање канцеларије је кључни циљ административног менаџера. Канцеларија је централно средиште компаније, а једна од његових функција је осигурати да остатак компаније може несметано и несметано радити, што захтева и координационе активности. На пример, када ће конференцијска сала бити осликана, остатак особља треба да буде унапред обавештен и, ако је могуће, опремљен алтернативном салом за састанке. Ако се алармни систем тестира или ће клима уређај бити искључен, ове обавештења такође треба да се обезбеде.
Обезбеђивање функционалности
Функционалност канцеларије је још један кључни циљ административног менаџера. То укључује обуку и надзор административног особља како би се осигурало да запослени извршавају своје тражене дужности. Примјери могу укључивати провјеру да ли је рецепција на мјесту да поздрави посјетиоце и купце, осигуравајући да на телефоне правовремено одговарају пријатни и љубазни представници службе за кориснике и надгледају дистрибуцију и прикупљање поште. Такође може укључити надзор над запосленима или извођачима радова који се баве чишћењем, одржавањем, поправком и другим битним функцијама. Писмене политике и процедуре обично играју важну улогу у постизању функционалности.
Одржавање опреме
Административни руководиоци одговорни су за одржавање различитих врста опреме коју компанија користи. То се може кретати од куповине, закупа, вођења евиденције, упућивања позива за услугу и замене канцеларијске опреме попут копирних уређаја и телефона. Такође може укључивати обезбеђивање да возила компаније раде правилно и имају тренутну лиценцу, регистрацију и документацију о осигурању. Административни руководилац такође може бити задужен за надгледање одржавања опреме, машина и алата специфичних за посао компаније. Добре преговарачке вештине корисне су за преговарање о најбољој цени приликом куповине или закупа опреме.
Опрема за чарапе
Одржавање добро опскрбљеног складишта или другог одређеног подручја је још један циљ административног менаџера. Они обезбеђују да се залихе наручују, складиште, дистрибуирају и поново пуне. Од папира за копирање, свеске, фасцикле за датотеке и других папирних предмета до спајалица, трака, оловака и оловака, запослени зависе од административног особља које ће држати административне предмете у руци. Остале врсте залиха могу укључивати батерије за лаптоп и мобилни телефон, кафу, флаширану воду и тоалетне потрепштине. Административни менаџери често договарају уговоре како би постигли боље цијене снабдијевања, поготово ако наручују скупно.
Одржавање објекта
Други циљ административног менаџера је одржавање укупног изгледа и стања објекта. Ово подразумева да се зграда придржава здравствених и еколошких стандарда. Такође укључује руковање сигурношћу објекта, што може укључивати надгледање дистрибуције кључева зграде и канцеларије и посматрање сигурносних посматрача. Надгледање пројеката изградње, обнове и одржавања такође је део одржавања објекта, као и одржавање сигнализације и травњака и спољашњих простора.