Особље за наплату је посредник оперативних и рачуноводствених одељења компаније. Често посматрано као подскуп рачуноводства, дужности одељења за наплату обухватају превођење услуга или робе добијене од добављача у услуге или робу која се обавља за клијенте.
Рачуни за продавце
Особље за наплату је одговорно за примање свих фактура или рачуна примљених од добављача. Продавац је компанија или појединац који пружа замјену или услугу у замјену за плаћање. Особље за наплату ове рачуне мора проследити од оперативног одељења, где је обавеза првобитно створена, у рачуноводствено одељење, где се мора евидентирати.
Рачуни за клијенте
Клијенти добијају рачуне и фактуре које креира особље за наплату рачуна. Ова дужност укључује комбиновање и обраду рачуна добављача у рачуне или фактуре послате клијентима. Постоји неколико метода за креирање рачуна за клијенте, од којих је најпопуларнија софтверска емисија попут КуицкБоокс или Пеацхтрее.
Профитабилност
Одељење за наплату је у великој мери одговорно за профитабилност компаније. Суштинска дужност одељења је да не прима само рачуне за добављаче и претвара их у рачуне за клијенте, већ и да укључи између остатка вредности како би створили профит за компанију. На пример, ако компанија купи добављача доброг за 100 УСД, они ће можда желети да тај предмет продају купцу за 110 УСД, стварајући профитну маржу од 10 процената.
Упркос резолуцији
Када клијент осети да је добро или услуга преплаћена, често је задужено особље за наплату да контактира продавца који је оригинал пружио робу или услугу и преговара о смањеним трошковима. Циљ је у овим ситуацијама убедити продавца да смањи трошкове који се наплаћују компанији, тако да је добро или услуга и даље профитабилно када се наплаћује по нижој цени због притужбе клијента због преплате.
Евиденција
Особље за обрачун је такође одговорно за тачно вођење евиденције; тачно документовање свих рачуна добављача, фактура клијента и између зараде. Те евиденције се затим морају проследити рачуноводственом особљу ради резервисања и обраде. Тачност таквих евиденција о наплатама је битна, јер они на крају одређују укупни финансијски статус компаније.