Да бисте припремили користан обим радног документа, мораћете да укључите важне елементе као што су циљеви пројекта, буџет и временски оквир, као и опис задатака које треба обавити и ко ће их обављати. Без обзира да ли га креирате за поделу са пословним клијентом или радите на истраживачком пројекту, обим радног документа није само још један обруч за прескакање. То је кључни део процеса који вам може помоћи да прорадите кроз важне детаље пројекта пре него што почнете.
Схватите захтеве
Први корак у припреми обима радног документа је јасно разумевање шта пројекат подразумева. Свака ће бити мало другачија, овисно о пројекту и играчима. Седите са укљученим странама - било да се ради о клијенту или колегама истраживачима - и јасно дефинишите шта клијент треба и какав ће бити крајњи резултат. Користите 5 В да будемо сигурни да добијате све релевантне информације. На пример, можете питати ко ће бити кључни играчи, шта пројекат подразумева, када пројекат треба да буде завршен, где ће посао бити завршен и колико новца ћете морати да потрошите на пројекту.
Дефинишите доприносе тима
Уз све потребне информације од клијента, однесите те информације свом тиму да бисте започели формулисање плана ко ће шта радити и шта ће им требати да би посао био обављен. Радите уназад од крајњег циља дефинисати кораке ка остварењу циља. Сваким кораком именовајте особу која ће се бавити тим делом, које ће јој алате бити потребне да би се посао обавио, ко ће надгледати рад те особе и рокове за кључне задатке. Такође имајте на уму ко ће бити одговоран за осигуравање да се сви елементи пројекта споје - било да је то шеф пројекта, администратор истраживања или неко други.
Користите СМАРТ циљеве
Са покривеним појединачним деловима слагалице напишите све детаље пројекта коришћењем „СМАРТ“ модела постављања циљева, акроним за одређене, мерљиве, достижне, реалне или резултате и временски ограничене. Наведите одређени крајњи циљ при врху странице. Под тим пробијте циљ на недељне, месечне или циљеве засноване на пројекту и детаљно одредите како ћете мерити када су ти циљеви испуњени.
Ако, на пример, градите структуру за клијента, имаћете општи циљ довршити структуру, али онда ћете је разбити на мање циљеве као што су „Комплетна анкета о локацији“ и „Поставите фондацију“. Измерите свој напредак тако што ћете навести датуме до којих ћете завршити кључне делове структуре. За „достижни“ део, наведите ко ће обављати одређене задатке и како ће их обављати. За реалне резултате или резултате, наведите који ће задаци бити завршени до којих датума и ко ће прегледати рад у кључним тачкама.
Креирајте резиме
Ваш СМАРТ документ о постављању циљева може послужити као детаљан документ о вашем обиму рада, али и створите страницу са резимеом за прву страницу документа. На врху странице сажетка напишите крајњи циљ пројекта и жељени исход.
Затим креирајте поднаслове који покривају различите елементе пројекта, као што су „Временска линија“, „Буџет“ и тако даље, под којима ћете укратко описати тај елемент пројекта. Такође укључите поднаслов "Претпоставке", испод којег ћете дефинисати ствари које морају бити на снази да би пројекат наставио онако како је планирано. Ако вам је потребан подизвођач да испоручи кључни део опреме до одређеног датума, на пример, укључите га тамо. Укључите и поднаслов „Испоручиви производи“, испод којег ћете дефинисати прекретнице у пројекту и који ће се одјавити на свакој прекретници.
На крају документа направите страницу са потписом на којој клијент или супервизор показује своје одобрење за обим посла и даје вам овласти за почетак рада.